9 R dalam Mengoreksi Kesalahan

Berikut sembilan saran untuk mengoreksi kesalahan dengan cara diplomatis, mengajari rekan-rekan kerja untuk mengoreksi kesalahan dan menghindari kesalahan di masa depan.

1. Riset

Lakukan riset dan pastikan kita memiliki seluruh fakta, sebelum mendiskusikan masalah dengan rekan kerja. Tujuan kita membangun kasus, melainkan mengumpulkan informasi sebanyak mungkin. Kita harus berpikir terbuka dan melihat di balik fakta agar lebih memahami motivasi.

2. Raport —Hubungan Baik

Ketika kita bertemu dengan orang yang melakukan kesalahan, cara terbaik adalah membuat orang itu merasa nyaman dan mengurangi kecemasan nya. Salah satu cara melakukannya adalah memulai pertemuan dengan menyampaikan penghargaan kita secara jujur yang didukung oleh fakta. Daripada memberikan pujian secara umum, pilihlah perilaku yang sudah kita amati. Tetaplah pada kebijakan untuk mempertahankan hubungan bisnis yang hangat, sehingga orang lain membuka pada masa masukan kita. 

Lakukan diskusi secara personal. Jangan mengatakan atau melakukan apapun yang membuat orang itu merasa malu atau kehilangan muka di hadapan orang lain.

Ambillah sikap dan tindakan yang ingin kita dapatkan dari orang lain. Jika kita berbicara dengan lembut dan tenang, kemungkinan orang lain akan melakukan hal yang sama. Jika kita melihat kesalahan itu bersifat kecil dan mudah dikoreksi, orang lain juga akan mengambil sikap yang sama.

3. Relate—Kaitkan dengan Situasi

Hal mendasar agar sukses mengoreksi kesalahan adalah dengan berfokus pada masalah dan bukan pada orang. Hilangkan kata ganti personal dan jangan membuat masalah menjadi personal. Tindakannya yang salah bukan orangnya yang melakukannya. Kita ingin memberikan kesempatan kepada orang tersebut untuk menjelaskan apa yang terjadi dan membiarkan orang itu mengetahui apa yang kita ketahui tentang masalah itu. Kita harus mendengarkan agar bisa memahami dan menentukan apakah orang tersebut menerima tanggungjawab atau menyalahkan dan menghindari tanggung jawab. Tujuan kita adalah mengumpulkan fakta dan informasi, sehingga kita mampu mengidentifikasi masalah secara akurat dan menentukan mengapa itu terjadi. Dengan mengurangi sifat defensif dan tidak langsung mengambil kesimpulan, perspektif yang berbeda akan muncul, dan akar permasalahan dapat diidentifikasi.

Daripada memberi label negatif atau karakteristik tertentu kepada seseorang, kita harus menyusun komentar kita dengan menggunakan istilah-istilah yang tidak menuduh. Berikut beberapa contoh:

Daripada mengatakan kan "informasi mengenai masalah keselamatan dalam laporan ini tidak memadai," katakan, "laporan ini sangat komprehensif: akan menjadi lebih efektif jika bagian yang menyangkut keselamatan dapat diperinci lebih lanjut...."

Daripada berkata, "mengapa anda sangat tidak hati-hati dengan statistik ini?", Jika mungkin, berikan langkah yang tepat. "Joe Smith memiliki angka terakhir yang anda butuhkan. Dapatkah Anda menemui hari ini?" Atau "Maukah Anda menelpon Marry Ross di X-Tech untuk memberitahunya mengenai tanggal pengapalan yang tepat?"

Bagaimana rekan-rekan kerja menempatkan diri dalam masalah—tindakan, sikap dan perilaku mereka dalam keputusan ini—akan menentukan langkah kita selanjutnya.

4. Restore—Memulihkan Kinerja

Tujuan langkah ini adalah memperbaiki masalah, mengurangi kesempatan terjadinya kesalahan lagi, dan memulihkan kinerja seseorang. Hal ini juga menyangkut perencanaan untuk merancang cara guna menjaga agar masalah tidak berulang.

Langkah ini harus ditangani secara berbeda antara rekan-rekan yang menerima tanggungjawab dan mereka yang menyalahkan serta menghindari tanggung jawab. Dengan karyawan yang bertanggung jawab, mengajukan pertanyaan secara efektif, mendengarkan, dan memberi bimbingan dapat digunakan untuk mendorong memberi saran agar memperbaiki situasi. Melipatgandakan kita dalam menganalisis masalah dan proses pembuatan keputusan. 

Untuk karyawan yang "menyalahkan" atau " menghindar", manajer awalnya perlu menegaskan kembali ekspektasi kinerja dan bimbing mereka untuk menerima tanggung jawab dan memulihkan akuntabilitas.

5. Reassure—Meyakinkan Kembali

Langkah ini difokuskan pada orang. Tampak jelas bahwa dalam tingkat tertentu seseorang yang melakukan kesalahan merasa sebagai orang yang gagal dan mungkin menjadi kurang percaya diri untuk menyambut kesempatan yang datang kemudian. Oleh karena itu, manajer perlu membantu rekan ini melihat situasi dari konteks yang berbeda.

Rekan kita perlu diyakinkan akan nilai dan pentingnya dirinya dalam organisasi dan tentang adanya dukungan serta dorongan dari manajer. Rekan ini harus meninggalkan pertemuan dengan motivasi untuk meraih kinerja optimal, karena ia memandang adanya hubungan yang kuat dengan perusahaan.

Orang yang "menyalahkan" atau "menghindar" harus meninggalkan pertemuan dengan rasa tanggung jawab dan memahami apa yang diharapkan perusahaan dari dirinya. Orang itu harus mengerti bahwa kita tertarik dan memiliki komitmen untuk keberhasilan dan perkembangan mereka.

6. Restate—Menyatakan Kembali

Meski demikian, kadang-kadang orang menolak usaha kita untuk memperbaiki situasi atau kinerja atau menolak untuk terkait dengan masalah tersebut. Pada kasus seperti itu, langkah kita selanjutnya adalah memaparkan kembali fakta, dengan serius, tentang kebijakan dan pemulihan yang pantas mengenai masalah ini. Hal ini memberi seseorang kesempatan sekali lagi untuk melakukan hal yang benar.

8. Reprimand—Menegur

Ketika orang menolak menerima tanggung jawab, kita mungkin harus mengingatkan mereka secara formal dengan beberapa cara sebelum mengambil tindakan selanjutnya. Kebanyakan organisasi memiliki kebijakan dan prosedur yang harus diikuti sebelum mengambil tindakan disipliner. Hal ini khususnya sangat penting di perusahaan-perusahaan yang memiliki kontrak, baik dengan karyawan individual maupun dengan serikat Kerja.

9. Remove—Melepaskan

Kadang kita mendapati bahwa seorang karyawan tidak cocok untuk tugas atau produk tertentu, atau pada beberapa kasus dengan bagian utama dari aktivitas departemen. Kita mungkin perlu melakukan eksplorasi kekuatan, minat, dan tujuannya, dan mencari tempat yang lebih cocok di perusahaan. Tidak adil bagi perusahaan dan karyawan ketika kita perpanjang situasi yang membuat seseorang merasa ia tidak akan berhasil. 

Jalan terakhir setelah usaha membimbing mereka untuk mencapai kinerja yang diinginkan tidak berhasil adalah melepaskannya dari bidang tanggung jawabnya—yaitu dengan mengganti, memberi tugas lain, atau melepaskan dari organisasi. Ingatlah untuk mengikuti seluruh kebijakan organisasi ketika membuat keputusan.